1951年創刊 國家檔案局主管

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重慶規范檔案服務外包工作

近日,重慶市檔案局印發《關于進一步規范檔案服務外包工作的通知》,對檔案服務外包工作進行規范。

近年來,隨著政府購買服務的推進,檔案服務外包規模迅速擴大,市場供需兩旺。但個別單位在購買檔案社會化服務過程中,存在一定程度的不公開、不公平現象。為此,重慶市檔案局專門發出《通知》,旨在進一步規范全市檔案服務外包工作,厘清有關方面權責,凈化檔案服務外包市場環境,提升檔案整理、數字化等服務外包質量水平。

《通知》指出,市檔案局不指定、不推薦服務外包機構,任何服務外包機構自稱為市檔案局指定、定點或推薦的檔案服務外包機構均不屬實。各單位采取服務外包時自行篩選與確定服務外包機構,應當根據國家法律法規的規定、自身戰略和業務需要、檔案的特點及其管理要求,綜合考察和核實服務外包機構的服務能力、經驗和信譽。項目資金達到招投標金額限額標準的,要嚴格按照政府采購、招投標規定組織招投標工作,招投標文件、評標文件、合同、驗收文件等應當歸檔保存。

《通知》指出,檔案數字化服務外包要嚴格審查外包機構資格資質。承接檔案數字化業務的服務外包機構,其法人必須是中華人民共和國境內注冊的企業法人或事業單位法人,股東及工作人員必須是中華人民共和國境內公民,其業務范圍必須包括檔案數字化加工或數據處理類項目。在重慶市轄區內承接涉密檔案數字化加工的服務外包機構,應當取得國家保密行政管理部門頒發的甲級或乙級國家秘密載體印制資質。承接非涉密、可公開的檔案數字化加工服務外包機構,可不要求國家秘密載體印制資質。

《通知》要求,各單位要嚴格監督檢查檔案服務外包成果質量。采取服務外包時,應當嚴格遵循《檔案服務外包工作規范》。檔案整理要嚴格執行國家和本市各門類檔案整理的技術標準、業務規范;檔案數字化要嚴格按照《檔案數字化外包安全管理規范》《重慶市紙質檔案數字化實施細則》《重慶市檔案數字化副本移交與接收辦法》要求,嚴格執行目錄數據庫建立、檔案掃描、圖像處理、數據掛接等流程技術標準,按照規定格式進行儲存。檔案管理系統應當符合《電子檔案管理系統基本功能規定》要求,系統結構應具備開放性,可實現與其他系統的功能集成、數據共享與交換。在采購檔案管理系統時,應當要求檔案管理系統開發機構或供應商提供檔案數據批量上傳、接收、維護等功能權限,避免以后檔案數字化工作中可能出現的不正當競爭或市場壟斷行為。

《通知》強調,各單位在檔案服務外包時,不能當“甩手掌柜”,要確保檔案實體和信息安全;在檔案整理、數字化過程中,要加強質量監督檢查、抽查,項目結束時應當按照相關技術標準、規范及合同約定的技術指標進行質量驗收,驗收不合格的必須要求返工、整改,直至合格。

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責任編輯:中國檔案
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